BAB VIII

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

omunikasi dalam hampir semua organisasi secara jelas merupakan suatu proses dinamik. Penyampingan informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan dan implementasi tujuan-tujuan organisasional tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui mana kegiatan-kegiataan organisasional lainnya dilaksanakan. Karena pendelegasian wewenang dan tanggungjawab ditempuh dan pengelompokan (grouping and subgrouping) kegiatan-kegiatan dibedakan, koordinasi keluaran (output) masing-masing unit kerja menjadi kegiatan yang semakin kompleks, dimana hal ini hanya dapat mencapai dengan komunikasi. Pengelompokan kegiatan-kegiatan juga mengarahkan perusahaan untuk mengembangkan karakteristik-karakteristik struktural tertentu yang seperti akan dibahas dibelakang, akan memberikan pengaruh lebih lanjut pada komunikasi organisasional.

Komunikasi juga berfungsi sebagai peralatan-peralatan utama dengan man suatu organisasi secara sukses atau tidak sukses berhubungan dengan lingkungan tugasnya. Lebuh lanjut, karena suatu perubahan lingkungan tugas organisasi yang memrlukan tanggapan-tanggapan opersional baru, sistem komunikasi organisasi harus menyesuaikan diri untuk menyediakan aliran informasi yang diperlukan. Sistem komunikasi yang dikembangkan secara baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi organisasi untuk memonitor kondisi-kondisi lingkungan eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah operasi-opersainya.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterprestasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut. Dengan komunikasi diperoleh titik kesamaan saling pengertian. Kemungkinan salah pengeertian dengan demikian dapat dihindari, karena tidak adanya atau kurang sempurnanya penrimaan mereka yang dihubungi dapat dicegah. Walupun komunikasi sempurna jarang ada, tetapi orang perlu berusaha sedapat mungkin melakukan hal itu. Andaikata tidak, dia tentu tidak akan berhasil menjalankan fungsinya, apalgi sebagai manajer yang memimpin.

Seperti diketahui memimpin itu mengusahakan melalui orang lain agar segala sesuatu itu terlaksana seperti diharapkan. Kegiatan ini memrlukan komunikasi; tentu saja komunikasi yang baik dan tepat. Orang harus dapat mengirimkan berita yang jelas dan dimengerti oleh orang lain. Selanjutnya berita tersebut diterima dengan baik dan diikuti untuk dilaksanakan oleh orang lain. Ini selanjutnya menimbulkan sikap dan moral berorganisasi yang baik. Akhirnya orang akan dapat mempengaruhi orang lain secara otomatis dan proses berorganisasi berjalan dengan sendirinya.

Tabel 8-1, menunjukkan konteks dan tipe-tipe komunikasi yang dibahas, serta pengaruh-pengaruh utama pada perpindahan informasi. Setiap tingkatan analisis, ada sejumlah variabel-variabel komunikasi, individual, organisasi dan lingkungan yang harud diperhatikan.

Pembahasan akan dimulai dengan meninjau kembali dan menguraikan macam-macam tujuan kegiatan komunikasi, proses dan pola, serta saluran komunikasi dalam suatu organisasi, terutama menyangkut ciri-ciri dan implikasi-implikasi aliran vertikal, horizontal dan diagonal dalam hubungannya dengan komunikasi efektif. Kemudian, kita perlu membahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi akurat. Bab ini akan diakhiri dengan menguraikan teknik-teknik perbaikan dan pengembangan komunikasi efektif.

Tabel 8-1

Konteks Komunikasi Tipe-tipe Komunikasi dan Pengaruh-pengaruh Utama Pada Transmisi Informasi
Konteks Komunikasi	Tipe Komunikasi (Tingkatan Analisa)	Pengaruh-pengaruh Utama pada Transmisi Informasi
Independen dari (Tidak Tergantung kepada organisasi) Eksternal ke organisasi	Antar Pribadi a. Antar Pribadi b. Antar unit (satuan) kerja. a. Antar Organisasi b. Organisasi lingkungan	a.Perwujudan kognitif dari aturan aturan dan norma-norma sosial dalam organisasi. a.Aturan-aturan dan norma-norma organisasional ditambah norma- norma sosial yang dapat diterapkan b.Hubungan-hubungan antar depar temen, akibat-akibat agregat pertukaran informasi a.Hubungan-hubungan diantara organisasi b. Komponen-komponen lingkungan.

Sumber : K.H Robert et AL, “Organizational Theory and Organizational Communication : A Commnunication Faiture ?” Human Relation 27 (1974), halaman 515.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas

b) Upaya pemecahan masalah

c) Saling berbagi informasi

d) Upaya pemecahan konflik

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

komunikasi organisasi
Terdapat tujuh konsep kunci yaitu :

Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses.

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan :

bahasa (verbal dan non-verbal)
penerima (internal dan eksternal)
metode difusi (bagaimana pesan disebarluaskan)
arus tujuan dari pesan (berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan dan inovasi/Redding dalam Goldhaber, 1986). Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi informasi, mengatur, membujuk dan mengintegrasikan ).

Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.
Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh faktor yang masing-masing mempengaruhi jaringan komunikasi yaitu :

hubungan peranan (formal dan informal)
arah dan arus pesan (komunikasi kepada atasan, komunikasi kepada bawahan dan komunikasi horizontal)
isi dari pesan

Keadaan saling tergantung Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.
Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagaian lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi.

Hubungan Karena organisasi merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari.

Lingkungan Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan :

Lingkungan internal (karyawan, golongan fungsional dari organisasi, komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk/jasa dsb)
Lingkungan eksternal ( pelanggan, kompetitor, teknologi, dsb)

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi.

Pendekatan komunikasi organisasi
Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

Memproses informasi dan lingkungan
Mengadakan identifikasi
Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
Menentukan tujuan organisasi

Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan
Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

Berbicara pada kelompok kerja
Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
Menulis dan mengonsep surat
Berdebat untuk suatu usulan

Memahami Komunikasi dalam Organisasi

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.

Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sbb:

1. The Controlling style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

2. The Equalitarian style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

3. The Structuring style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

4. The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

5. The Relinguishing style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

6. The Withdrawal style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI

Pola Komunikasi

Organisai jelas memerlukan informasi. Dengan berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya dengan fase ekstensif di mana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase intensif yaitu perkembangan cepat secara kualitatif. Dalam perkembangan ini ada kemungkinan bahwa saluran komunikasi tidak dapat menampung kebutuhan akan informasi, sehingga justru mengakibatkan kesulitan dalam koordinasi: (1) pimpinan menghadapi beban kelebihan informasi, (2) kesulitan penyimpanan serta pengambilan kembali informasi dari tempat penyimpanannya, (3) Gangguan dalam proses umpan balik, (4) gangguan dalam waktu pelepasan informasi, dan (5) pemanfaatan tak efektif jaringan komunikasi yang ada. Oleh karena itu, orang perlu merencanakan teknologi komunikasi yang dipakai agar sesuai dengan kebutuhan, terutama untuk memperlancar proses pengambilan keputusan. Orang dapat menggunakan (1) sarana sederhana, (2) Mekanisasi, dan (3) otomatisasi (komputerisasi). Tentu saja kita perlu mempertimbangkan biaya masing-masing alternatif. Analisa manfaat dan biaya dapat diterapkan untuk pemilihan sistem komunikasi.

Proses Komunikasi

Unsur proses komunikasi ada tiga, yaitu 1) pengirim berita, 2) sarana pengiriman berita, dan 3) penerima berita. Pengirim berita adalah orang yang dimaksud menyampaikan sesuatu informasi kepada orang lain. Dengan menggunakan tanda-tanda atau simbol-simbol diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Tanda yang digunakan dapat berupa kata-kata, tindakan, gerakan, gambar atau angka, atau kombinasi.

Sarana komunikasi, saluran serta mekanisme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.

Penerima menerima tanda yang dikirimkan dan menterjemahkan ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. Bila tanda tersebut membingungkan dan tak jelas dan tak mempunyai arti yang sama bagi pengirim dan penerima berita, maka tak ada komunikasi.

Dengan komunikasi deharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang kita kehendaki. Dengan komunikasi diharapkan pula agar segala ketidakpastian menjadi pasti dan orang melakukan kegiatan tanpa keragu-raguan. Dengan komunikasi diperoleh replikasi ingatan, sehingga orang orang memperoleh kepastian dalam melaksanakan tindakan yang dikehendaki orang lain. Oleh karena itu disini perlu adanya pengertian serta konsep informasi balik dari orang yang diajak berkomunikasi. Dengan demikian kegiatan mencapai tujuan dapat lebih efisien dan efektif.

Macam-macam Tujuan Komunikasi

Menurut March dan Simon [35] tujuan kegiatan komunikasi dapat digolongkan ke dalam :

1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram; termasuk segala percakapan serta usaha mendengarkan apa yang dilakukan perseorangan yang tak berhubungan dengan tujuan organisasi atau tugas pekerjaan. Misalnya saja, desas-desus, kata burung, dan percakapan kelompok informal (Komunikasi “grapevine”).

2. Komunikasi melalui dan menciptakan program, termasuk usaha menyesuaikan dan mengkoordinasi program.

3. Komunikasi yang memberikan data penerapan strategi.

4. Komunikasi untuk menimbulkan program, dan komunikasi untuk motivasi orang melaksanakan program.

5. Komunikasi yang memberikan informasi tentang hasil kegiatan dan informasi umpan balik untuk pengawasan.

Kalau digambarkan maka butir komunikasi organisasi meliputi (1) diatas dan butir-butir (2),(3),(4) dan (5) dibawah ( Lihat gambar 9-1).

Kegiatan-Kegiatan

Komunikasi antar

Pribadi, kelompok, dan fungsi

Komunikasi

organisasi

(2), (3)

(4), (5)

Gambar 8-1. Model Komunikasi

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Saluran hirarki dasar organisasi menggambarkan sebagian besar sifat aliran komunikasi internalnya. Saluran-saluran komunikasi formal secara umum dirancang untuk mempermudah pertukaran-pertukaran informasi vertikal, horizontal dan diagonal. Berikut ini akan dibahas karakteristik-karakteristik dan implikasi-implikasi setiap aliran tersebut dalam hubungannya dengan komunikasi efektif.

Aliran Vertikal

Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yang meliputi baik aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi. Transmisi informasi ke bawah (downwar) biasanya dipandang sebagai hal yang terjadi bersamaan dengan aliran wewenang organisasi. yang diberikan dari eselon tertinggi sampai eselon terendah. Sebagai contoh, dalam gambar 8-2, akan ada aliran komunikasi vertikal ke bawah dari manajer umum ke manajer produksi, kemudian ke manajer pabrik, kepala bagian produksi, superintendent, mandor, dan akhirnya karyawan operatif. Walaupun komunikasi ke bawah mungkin melaksanakan beberapa fungsi, secara mendasar digunakan untuk memberi perintah dan instruksi. Katz dan Kahn mengemukakan bahwa aliran komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

1. Untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau instruksi-instruksi kerja tertentu (spesifik).

2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan (Rationale of job).

3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur-prosedur dan praktek-praktek organisasional.

4. Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kepada para karyawan (bawahan).

5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang ingin dicapai.[36]

Komunikasi ke bawah berupa tulisan atau lisan (oral). Contoh komunikasi tertulis adalah memorandum, manual, majalah, surat kabar, bulletin, dan penyebaran informasi. Beberapa contoh komunikasi lisan yang mengalir ke bawah termasuk media pengarahan verbal / lisan, percakapan, konfrensi, dan kontak telepon.

Secara lebih terperinci, aliran komunikasi vertikal ke bawah mungkin terbentuk :

% Rantai perintah;

% Plakat dan papan pengumuman;

% Majalah perusahaan;

% Surat pada karyawan;

% Buku petunjuk karyawan;

% Kotak informasi;

% Sistem pengeras suara;

% Secarik kertas tanda terima gaji;

% Desas-desus;

% Laporan tahunan;

% Pertemuan kelompok;

% Serikat kerja;

% Desas-desus.

Karyawan Karyawan Karyawan

Operatif Operratif Operatif

1 1

2 3

Komunikasi Iateral

Usaha-usaha koordinatif, pemecahan

Masalah dan sebagainya

Gambar 8-2. Aliran-aliran komunikasi dalam suatu organisasi hipotesis yang

Terdiri dari empat pabrik produksi berukuran menengah.

Keterangan:

: Komunikasi keatas : Laporan, masalah, gagasan, sikap, penjelasan, dan sebagainya.

: Komunikasi ke bawah : prosedur, kebijaksanaan, penugasan, tujuan, pengarahan, dan sebagainya.

1 : Komunikasi diagonal

2 : Masalah-masalah lini, advis staf

3 : Advis staf, Masalah-masalah lini

Gerakan informasi ke atas (upward) melalui tingkatan-tingkatan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Sebagai contoh, penyampaian data keluaran produksi ke atas adalah esensial bagi fungsi pengawasan produksi. Disamping itu komunikasi ke atas juga melaksanakan peranan integratif dengan menyediakan sarana-sarana penyampaian masalah-masalah yang dihadapai para karyawan. Survei sikap, manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives), dan terdengarnya keluhan merupakan beberapa contoh komunikasi ke atas. Secara lebih terperinci aliran komunikasi vertikal ke atas mungkin terbentuk :

( Kotak tatap muka;

( Pertemuan kelompok;

( Prosedur pengaduan;

( Sistem kelah;

( Daftar pertanyaan tentang semangat kerja;

( Surat usulan;

( Pemberian saran;

( Wawancara;

( Kebijaksanaan pintu terbuka (open-door policy);

( Serikat kerja;

( Desas-desus.

Aliran horizontal ( Lateral)

Komunikasi horizontal mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara laterel dalam suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan menurut terjadinya : (a) diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama dan (b) antara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen. Sebagai contoh, dalam gambar 8-2 akan ada aliran komunikasi horizontal dalam dan diantara unti-unit kerja seperti pemasaran, produksi, keuangan, penelitian dan hubungan industrial, atau diantara para manajer pabrik atau superintendent. Komunikasi ini bersifat koordinatif, karena hal ini paling sering bersangkutan dengan aliran kerja. Karena komunikasi horizontal terutama terjadi di antara orang-orang yang berkedudukan sederajat atau hampir sepadan, maka cenderung tidak begitu menakutkan, lebih akurat dan lebih cepat dibanding komunikasi vertikal.

Aliran Diagonal

Aliran komunikasi diagonal mencakup seluruh transmisi informasi yang memotong silang rantai organisasi. Komunikasi diagonal paling sering berbentuk interaksi antara para manajer lini ddan para anggota staf atau unit-unit pelayanan. Dalam masalah ini para pimpinan organisasi perlu menyadari bahwa sering terjadi konflik dalam komunikasi lini-staf diagonal. Berbagai studi yang telah dilakukan mengambil kesimpulan bahwa para staf mempunyai kegiatan komunikasidan pengetahuan tentang berbagai peristiwa organisasi lebih besar dari karyawan lini. Suatu studi yang dilakukan Davis memberikan beberapa keterangan tentang hal itu : [37]

1. Komunikasi merupakan fungsi utama banyak spesialis staf. Mereka secara rutin mendapatkan data dan melaksanakan kegiatan-kegiatan, seperti penyiapan laporan-laporan dan penyebaran pengarahan-pengarahan.

2. Para spesialis staf biasanya mempunyai saluran-saluran komunikasi lebih pendek ke manajemen puncak (atas), karena pada umumnya personalia staf ditempatkan pada posisi tinggi dalam hirarki manajemen.

3. Banyak spesialis staf harus secara teratur mendatangi berbagai departemen suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Mobilitas ini memungkinkan mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh dan menyebarkan informasi, sehingga dapat mengembangkan jangkauan yang lebih luas.

4. Karena keahlian khusus, mereka, para spesialis staf biasanya lebih banyak terlibat dalam pelaksanaan keputusan-keputusan dibanding karyawan lini.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

Komunikasi yang tidak efektif dapat disebabkan berbagai macam hambatan manusiawi dan teknis yang berbeda, berikut ini akan dibahas bentuk-bentuk hambatan komunikasi yang sering terjadi pada struktur-struktur yang kompleks. Bentuk-bentuk hambatan tersebut dapat diklasifikasikan kedalam empat kategori : dalam diri pribadi (interpersonal), antar pribadi (interpersonal), organisasional, dan teknologi.

Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi

Persepsi Selektif. Hubungan antara persepsi dan komunikasi adalah kompleks. Seseorang akan cenderung menolak, atau salah mengartikan informasi-informasi yang tek sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya. Sebagai contoh, adalah suatu kenyataan bahwa orang cenderung untuk melihat dan mendengar, hanya apa yang dia inginkan untuk dilihat dan didengar. Lebih lanjut, penelitian telah menunjukkan bahwa ornag-orang cenderung mencari berita-berita yang menyenangkan atau menguntungkan dan mengabaikan yang tidak menyenangkan. Dengan kata lain, mereka menolak atau menerima secara tepat informasi yang tidak konsisten dengan persepsi yang telah terbentuk.

Perbedaan-perbedaan Individual dalam Keterampilan Komunikasi. Disamping perbedaan kemampuan persepsual mereka, orang-orang juga berbeda dalam kemampuan mereka untuk mengembangkan dan menerapkan keterampilan-keterampilan komunikasi dasar.

Banyak orang tidak mampu mengungkapkan sesuatu secara verbal (lisan) tetapi mampu menulis berita-berita dengan sangat jelas dan ringkas. Orang-orang lain mungkin pembicara yang baik tetapi pendengar yang jelek, banyak juga orang yang membaca itu, berbagai analisis terhadap bulletin, majalah, buku pegangan karyawan, dan manual latihan perusahaan menunjukkan bahwa banyak literatur tersebut tidak sesuai dengan tingkat kemampuan pemahaman orang-orang yang dituju. Tampa pemahaman, tidak dapat terjadi komunikasi.

Faktor-faktor Hambatan Antar Pribadi

Iklim (suasana). Dalam suatu organisasi , hubungan atara atasan dan bawahan terutama berasal dari perilaku yang diterima setiap pihak dan dari cara denngan mana perilaku timbal balik ini diinterprestasikan. Pada saat atasan dan bawahan berkomunikasi, perasaan-perasaan yang muncul akan membatasi atau mendorong baik isi maupun frekuensi komunikasi mereka, dan mempengaruhi cara-cara mereka berkomunikasi satu dengan yang lain.[38] Kombinasi sikap ini membentuk suasana hubungan antar pribadi. Kurang adanya suasana yang positif akan mengarahkan terjadinya penolakan aliran komunikasi, bawahan memanipulasi informasi, dan tersebarnya antagonisme dan ketidakpercayaan sebagai hasil, efektivitas kelompok dan perusahaan akan menurun.

Kepercayaan. Proses komunikasi adalah suatu hubungan transaksional antara pengirim dan penerima. Transfer informasih ini berarti akan mempunyai pengaruh timbal balik pada kedua pihak yang berinteraksi. Karakteristik pokok dari seluruh hubungan itu adalah kepercayaan. Ketidakpercayaan dan kecurigaan dapat menyebabkan suatu pihak bersikap defensif dan mengurangi frekuensi ekspresi yang terbuka, sehingga mengurangi kemungkinan-kemungkinan untuk mencapai komunikasi efektif. Distorsi informasi yang dihasilkan ketidakpercayaan ini sering merupakan hasil sikap bawahan yang mencoba untuk mengatasi ketidakpastian informasi yang dimiliki yang mungkin mengancam kariernya.

Kredibilitas. Berhubungan erat dengan kepercayaan, “kredibilitas” menunjukkan karakteristik-karakteristik sumber informasi yang diterima. Suatu penelitian empirik mengidentifikasikan empat unsur sumber kredibilitas, yaitu kejujuran, keahlian atau kemampuan, dinamisme atau antusiasme, dan objektivitas atau keterbukaan. Karakteristik-karakteristik ini tidak perlu dimiliki oleh sumber tertentu tetapi ditentukan oleh penerima informasi. Sebagai contoh, bila dihadapkan dengan komunikasi-komunikasi identik dari berbagai sumber yang berbeda, para karyawan akan lebih mempercayai sumber informasi yang berasal dari sumber yang menurut persepsi mereka paling baik, jujur, adil dan objektif.

Kesamaan Pengirim-Penerima. Pada umumnya riset mununjukkan bahwa akurasi komunikasi antara dua komunikator secara langsung berhubungan dengan tingkat kesamaan mereka, derajat kesamaan ini menyangkut karakteristik-karakteristik seperti umur, jenis kelamin, ras atau suku bangsa, intelegensia dan status ekonomi, serta faktor-faktor seperti sikap, minat, nilai-nilai, dan kemampuan komunikator yang memandang dirinya “mirip” satu dengan lain pada umumnya akan lebih bersedia menerima pandangan-pandangan orang lain dan menyatakan kesepakatan bersama. Dalam lingkungan organisasi, semakin besar derajat bersamaan antara seorang atasan dan bawahan, akan semakin menungkatkan efektivitas komunikasi.

Faktor-faktor Hambatan Organisasi

Status.

Status seseorang dalam organisasi terutama tergantung prestise yang berhubungan dengan posisi yang dia duduki. Pengaruh status pada arah dan frekuensi komunikasi organisasi telah menjadi pokok bahasan banyak studi. Kenyataan menunjukkan bahwa :

1. Pada umumnya ornag-orang lebih senang mengarahkan komunikasi mereka keindividu-individu yang statusnya lebih tinggi paling tidak ada dua alasan mengenai hal ini. Pertama, interaksi seperti dapat merupakan cara efektif untuk memperoleh pengakuan dan prestise dari kelompoknya. Kedua, berkomunikasi dengan atasan yang berstatus leibih tinggi dan mempunyai kemampuan untuk memenuhi atau menghilangkan sering dipandang sebagai suatu peningkatan kesempatan emperoleh kepuasan;

2. Orang-orang dengan status tinggi pada umumnya lebih banyak berkomunikasi satu dengan yang lain dari pada dengan orang-orang yang berstatus lebih rendah;

3. Semakin lebar perbedaan status, semakin besar kecenderungan bahwa informasi akan mengalir dari orang-orang yang berstatus lebih tinggi ke orang-orang yang berstatus lebih rendah dan tidak sebaliknya;

4. Orang-orang dengan status tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah ; dan

5. Orang-orang dengan status rendah sering berupaya untuk mendapatkan perhatian dari mereka yang berstatus lebih tinggi dengan menujukkan respek, memuji-muji dan menyetujui pandangan mereka.

Faktor-faktor diatas menunjukkan secara jelas bahwa status merupakan pengaruh utama terhadap proses komunikasi.

Transmisi Hirarki.

Pembedaan hirarki merupakan aspek struktural pokok pengembangan suatu organisasi. Sejalan dengan pertumbuhan organisasi, hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan-kegiatan tetapi juga karena sangat diperlukan utntuk komunikasi. Informasi harus disalurkan secara sistematik keseluruh bagian organisasi. Tetapi, walaupun transmisi hirarki dibutuhkan, hal ini menimbulkan berbagai kesulitan komunikasi sebagai contoh, semakin banyak tingkatan yang harus dilalui suatu informasi (berita), semakin lama semakin lama waktu yang diperlukan untuk sampai ke tempat tujuan dan semakin kecil kemungkinan ketepatannya.

Disamping faktor-faktor yang berkaitan dengan efisiensi maupun efektivitas aliran informasi vertikal yang telah dibahas didepan, proses-proses individual tertentu juga mengubah transmisi informasi hirarki. Secara ringkas, distorsi-distorsi yang timbul dalam hal ini adalah [39]:

1. Penyingkatan (condensation). Penelitian menunjukkan bahwa para penerus berita sering cenderung mengubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita (tidak secara terperinci seperti yang mereka terima). Proses penyingkatan mungkin terjaadi dalam bentuk pemadatan berita atau pengabaian beberapa bagian dari berita. March dan Simon menyebut proses pengeditan ini dengan istilah uncertainly absorption

2. Closure para penerima berita yang mendua (membandingkan) cenderung untuk melengkapinya, atau berarti menutupi kekurangan-kekurangan informasi yang mereka transmisikan sebagai contoh, bila suatu berita dari kantor pusat perusahaan diterima oleh kantor cabang bahwa pimpinan akan datang minggu depan untuk inspeksi rutin, berita tersebut mungkin disampaikan oleh penerus berita ke para staf kantor cabang bahwa Bapak Direktur akan datang (lebih pasti) untuk melakukan inspeksi kejutan minggu depan.

3. Pengharapan (expectation). Kenyataan juga membuktikan bahwa penerus informasi sering membelokkan komunikasi kearah yang sesuai dengan sikap-sikap dan pengharapan-pengharapan mereka sendiri. Suatu berita yang mengalir ke atas atau ke bawah akan cenderung bias, karena harus melalui berbagai penerus berita yang masing-masing mempunyai kerangka referensi sendiri yang khas. Kerangka referensi setiap jenjang atau setiap orang bebeda baik karena perbedaan kebutuhan, nilai-nilai dan pendapat maupun perbedaan persyaratan.

4. Asosiasi. Penelitian lebih lanjut menunjukkan bahwa bil peristiwa-peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersama dimasa lalu, maka peristiwa-peristiwa tersebut sering dihubungkan satu dengan yang lain pada hari-hari berikutnya.

5. Distorsi-distorsi ini menyebabkan adanya perincian-perincian selektif tertentu dalam suatu berita yang dipertahankan (dipertajam) dan perincian-perincian selektif tertentu yang dihilangkan (diperhalus).

Ukuran kelompok. Berdasarkan penelitian, semakin besar kelompok akan mengakibatkan turunnya lama waktu bagi para anggota untuk mengadakan komunikasi, begitu juga dengan semakin meningkat ukuran kelompok, tingkat akursi komunikasi sering dibawah estimasi dan komunikasi menjadi semakin sulit. Pada suatu kelompok yang terdiri dari atas lima orang akan ada n (n-1)/2, atau 10 saluran komunikasi. Bila ukuran kelompok, akan semaikn kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.

Kendala-kendala Ruangan. Karakteristik-karakteristik phisik ruangan (tempat) suatu pekerjaan dilaksanakan biasanya akan berbeda dengan tempat jenis pekerjaan lain. Ada pekerjaan yang memerlukan lokasi tunggal untuk perpindahan operator ataupun bahan. Persyaratan-persyaratan ruangan seperti ini akan membatasi kualitas dan kuantitas komunikasi antara para anggota kelompok kerja. Semakin jauh jarak antar lokasi kerja, akan semakin berkurang arus komunikasi yang terjadi.

Faktor-faktor Hambatan Teknologi

Bahasa dan pengertian. Salah satu hambatan terbesar terhadap akurasi komunikasi adalah anggapan bahwa kata-kata yang sama mengandung pengertian yang sama. Karena bahasa seperti matematik, merupakn suatu sistem simbol, kata-kata itu sendiri tidak mempunyai pengertian. Kata-kata hanyalah berbagai label yang kita gunakan untuk menggambarkan pandangan pribadi kita sendiri terhadap realitis. Pengertian seseorang pada saat mendengar suatu berita secara khas ditentukan oleh pengalaman sebelumnya, kepentingan individual, latar belakang sosial, dan sebagainya. Berdasarkan alasan ini, kata-kata yang digunakan dalam suatu berita jarang mempunyai pengertian yang tepat sama baik bagi pengrim dengan penerima berita maupun bagi pengirim lain yang berbeda. Sebagai contoh, perintah atasan untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau bahkan satu bulan.

Isyarat-isyarat Nonverbal. Pada saat orang berbicara, kata-katanya sering diikuti oleh isyarat-isyarat nonverbal, seperti gerakan tangan, ekspresi wajah, postur tubuh, gerakan tubuh, nadan suara, dan perilaku visual lainnya. Stimulasi nonverbal ini adalah berita-berita “biasa” yang membantu penyampaian pengertian secara akurat. Sebagai contoh, derajat kontak mata diantara para komunikator mungkin menunjukkan kesukaan, minat, keterlibatan dan agresi. Begitu juga, gerakan-gerakan tubuh (pindah posisi, gerakan tangan, anggukan, atau gelengan kepala, dan lain-lain) mungkin menyatakan kemarahan, keinginan atau perasaan santai. Penggunaan isyarat0isyarat nonverbal tertentu yang tidak tepat (bahkan mungkin bersifat kontradiktif) dan tidak konsisten akan menghambat komunikasi.

Efektivitas saluran. Efektivitas suatu saluran komunikasi sangat tergantung pada bentuk dan tujuan informasi yang disampaikan serta keadaan masing-masing pihak yang terlibat. Saluran-saluran tertulis (memo, bagan-bagan atau diahram, bulletin, berita perusahaan, dan lain-lain) lebih efektif untuk menyampaikan materi yang panjang dan terperinci. Komunikasi tertulis memberikan kesempatan kepada pembaca untuk memahami dengan tingkat kecepatannya dan pemahamannya sendiri. Komunikasi juga memungkinkan gagasan-gagasan disampaikan secara lebih luas dan dapat disimpan untuk digunakan dalam pengambilam keputusan-keputusan dimasa mendatang.

Saluran-saluran lisan (moral), seperti diskusi tatap muka, percakapan telepon, ceramah atau konfrensi, terutama sangat cocok untuk komunikasi yang memerlukan penterjemahan dan penguraian agar dimengerti oleh para penerima dari tingkatan lebih bawah dan mempunyai berbagai orientasi dan keterampilan berbahasa yang berbeda-beda. Saluran lisan sangat efektif bila transmisi informasi secara cepat dan tanggapan langsung diinginkan, dan pada umumnya lebih tepat bagi penanganan hal-hal yang sensitif dan rahasia. Disamping itu, berbagai perasaan dan gagasan sering lebih akurat dikomunikasikan secara lisan daripada tulisan, karena diskusi memberikan kesempatan maksimum untuk interaksi baik dengan verbal maupun isyarat-isyarat nonverbal.

Bagaimanapun juga, saluran-saluran meulti-media (tulisan-lisan, tulisan-visual, lisan-visual, tulisan-oral-visual) mungkin paling sesuai dalam situasi-situasi khusus seperti penyelesaian perselisihan-perselisihan kerja, penyampaian perubahan-perubahan kebijaksanaan pokok perusahaan, dan teguran atas penyimpangan-penyimpangan kerja.

“Kebanjiran” Informasi. Orang mempunyai kemampuan batas dalam menerima atau menyerap sejumlah informasi pada saat tertentu. Kebanjiran informasi akan mempengaruhi efektivitas kerja kelompok dan mengakibatkan berbagai bias dalam komunikasi. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk menangani kelebihan informasi tersebut adalah sebagai berikut :

1) Penyaringan (filtering), setiap informasi yang masuk, yaitu denganmenegaskan seseorang untuk menyaring informasi agar tipe informasi tertentu (yang relevan) saja yang disampaikan.

2) Pengertian (queuing), yaitu pemrosesan berita-berita atas dasar prioritas. Berita-berita yang diprioritaskan rendah ditunda atau dijadwalkan kembali.

3) Penetapan saluran ganda, yaitu penambahan saluran-saluran masukan atau keluaran, seperti penambahan saluran staf khusus atau penciptaan saluran informasi paralel bila wewenang disentralisasikan.

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Peningkatan efektivitas akan semakin memudahkan pertukaran informasi yang relevan dengan pekerjaan, dan pada gilirannya akan memperbaiki pelaksanaan kerja organisasi, berikut akan dibahas berbagai metode atau teknik dengan ana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya merupakan cara-cara untuk mengatasi hambatan-hambatan komunikasi diatas.

Audit Komunikasi

Perkembangan organisasi-organisasi mengandung implikasi peningkatan kebutuhan akan perbaikan proses komunikasinya. Tetapi kenyataan menunjukkan bahwa organisasi-organisai tersebut, seperti individu-individu, adalah berbeda satu dengan yang lain. Setiap organisasi adalah produk sejarah, teknologi, personalia dan industrinya sendiri. Dan sebagai akibat keunikan ini, organisasi-organisasi mempunyai masalah komunikasi-komunikasi khusus. Salah satu metode untuk menangani masalah-masalah khusus itu adalah audit komunikasi, yang dirancang untuk memeriksa secara sistematik dan menyeluruh proses-proses komunikasi dalam suatu organisasi. Metode audit komunikasi akan memudahkan organisasi dalam menentukan apakah masalah-masalah komunikasi saling berhubungan atau tidak. Metode ini akan membantu memecahkan masalah organisai secara keseluruhan bukan tiap-tiap masalah secara individual. Audit komunikasi menggunakan prosedur-prosedur seperti wawancara mendalam, teknik-teknik peristiwa kritis, daftar pertanyaan survei, catatan komunikasi, dan analisis network dalam kerangka perusahaan secara keseluruhan. Audit ini secara khusus akan mengungkapkan maslaah-masalah seperti tidak memadainya saluran komunikasi, ketepatan dan kelengkapan informasi yang ditransmisikan, dan sifat hubungan-hubungan komunikasi.

Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Perbaikan-perbaikan komunikasi dapat dilakukan pada bidang-bidang iklim komunikasi menyeluruh, komunikasi ke atas dan ke bawah, dan saluran komunikasi internal dan eksternal. Berbagai teknik yang telah dikembangkan untuk mengimplementasikan perbaikan-perbaikan tersebut adalah :

1. Penempatan saluran-saluran pribadi yang memungkinkan para karyawan untuk meningkatkan pertanyaan atau tanggapan tanpa menyebutkan nama terhadap setiap masalah (dari penugasan pekerjaan sampai promosi) baik melalui nomor telepon khusus maupun lewat kotak khusus yang disediakan. Tanggapan-tanggapan dapat dikirim langsung kepada para karyawan atau dibuat dalam publikasi perusahaan.

2. Penetapan Dewan Khusus yang terdiri dari para manajer dan karyawan operatif, untuk memberikan kesempatan kepada mereka secara teratur (periodik) dan bersama-sama membahsa berbagai masalah dengan perhatian timbal balik. Dewan ini pada umumnya mempunyai agenda formal yang disiapkan bersama oleh manajemen dan karyawan.

3. Penyelenggaraan pertemun-pertemuan tahunan karyawan yang dilakukan secara teratur dan ajeg. Dalam pertemuan macam ini, manajer dapat menjelaskan rencana-rencana perusahaan diwaktu yang akan datang, bagi organisasi yang mempunyai banyak cabang yang tersebar secara geografis, teknik ini akan menghemat biaya dan waktu.

4. Pembentukan tim-tim tugas dan manajemen untuk menangani masalah-masalah tenaga kerja tertentu yang berorientasi tinggi. Tim ini biasanya terdiri dari orang-orang yang bersedia meluangkan waktunya untuk melakukan penyelidikan dan melaporkannya kepada manajemen. Masalah-masalah yang ditangani antara lain masalah hubungan manajemen-karyawan, scheduling kerja, dan konflik-konflik antara departemen.

5. Pembentukan tim-tim manajemen antar departemen. Tim-tim ini dirancang untuk memudahkan komunikasi horizontal dan bertemu secara teratur untuk mengkoordinasikan operasi-operasi antar departemen. Kelompok-kelompok penunjang ini, yang sering disebut tim-tim kegiatan pengkoordinasian, pada umumnya berguna untuk mendorong partisipasi dan pemecahan masalah-masalah pribadi yang sensitif karena, bersifat orang ke orang.

Penggunaan Umpan Balik

Umpan balik mekanisme esensial peningkatan akurasi komunikasi organisasional. Komunikasi dua arah ini tidak hanya lebih akurat dibanding komunikasi satu arah tetapi juga lebih memuaskan bagi para partisipan.

Umpan balik muncul dari berbagai sumber dan menyatakan dengan berbagai cara.Komentar dan komunikasi nonverbal rekan sekerja, klien atau barangkali bawahan dapat merupakan sumber umpan balik. Sumber-sumber lain mencakup penilaian prestasi kerja, promosi, dan pernghargaan bahkan evaluasi pribadi atas perasaan dan gagasan-gagasan sendiri. Penting disadari bahwa umpan balik itu sendiri adalah komunikasi, sehingga juga merupakan subjek hambatan-hambatan komunikasi. Oleh karena itu, dalam memerankan sebagai penerima agar memproleh jaminan bahwa komunikasinya telah diterima dan diinterprestasikan secara akurat. Sebagai contoh, setelah menjelaskan penugasan suatu pekerjaan, manajer dapat bertanya, “Apakah ada pertanyaa?” atau “Apakah segala sesuatu sudah jelas?” Satu hal yang harus diingat adalah bahwa pendekatan seperti itu akan berguna hanya dalam contoh-contoh dimana bahawan menyadari bahwa dirinya telah menginterpretasikan berita secara tepat. Pendekatan yang lebih langsung, manajer meminta bawahan utnuk mengulangi petunjuk penugasan.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Agar supaya pimpinan tidak selalu harus menghubungi kelompok-kelompok maupun perorangan untuk menyampaikan agar dilaksanakan oleh semua pihak, perlulah diciptakan dikembangkan jaringan komunikasi yang baik. Dengan adanya jaringan ini diharapkan tercipta pula sistem informasi manajemen yang baik pula.

Sistem informasi diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan. Dalam hal ini, kita perlu mengidentifikasi kesempatan atau resiko berusaha. Selanjutnya, kekuatan dan kelemahan perusahaan dikaji secara bersama. Hal ini merupakan fase mawas diri perusahaan terhadap hal-hal yang positif dan negatif yang berada dalam perusahaan yang meliputi fungsi manajemen dan proses proses administrasi serat akuntansi. Dengan adanya evaluasi terhadap lingkungan serta kekuatan dan kelemahan perusahaan ditentukan tujuan, strategi, kebijaksanaan serta taktik perusahaan. Segala sesuatunya diberi wadah dalam suatu organisasi dengan sistem perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan serta pembagian lebih lanjut tugas-tugas kepada para anggota organisasi.

Dengan telah ditentukan keadaan lingkungan dan kekuatan serta kelemahan perusahaan yang semuanya merupakan penentu faktor kesuksesan perusahaan, dan dengan adanya tujuan perusahaan serta ditentukannya tugas yang perlu dilakukan, jelas bahwa hal ini semua perlu dikongkritkan dalam proses perencanaan manajemen, pengawasan manajemen setra pengawasan operasional.

Kongkritisasi proses manajemen ini menentukan karakteristik kebutuhan akan informasi untuk pegambilan keputusan :

1. Data atau informasi yang dapat dikuantifikasi maupun yang tidak dapat dikuantifikasi.

2. Data atau informasi yang dapat maupun tak dapat dikomputerisasikan.

3. Data atau informasi untuk perencanaan maupun untuk pengawasan ; informasi untuk perencanaan meliputi informasi lingkungan, informasi persaingan dan informasi internal, sedang informasi untuk pengawasan meliputi informasi pengawasan persediaan, pemasaran, produksi, pembelanjaan, personalia, biaya, kualitas dan lain-lain.

[35] James G.March dan Herbert A.Simon, Organization, John Wiley and Sons, Inc, NV, Halaman 6

[36] D.Katz dan R.l Kahn, The Social Psychology of Organization, edisi kedua, John Wiley & Sons, New York, 1978,halaman 440

[37] K.Davis, “Management Communication and the Grapevine”, Harvard Business Review 31,no.5, halaman 43-49..

[38] F.M Jablin, “Superior-Subordinate Communication The State of the Art”, Physchologycal Bulletyn 86 (1997), halaman 1201-1222

[39] . March dan Simon, op.cit, halaman 164-166

Andry Jufri Blog

Kamis, 31 Januari 2013

komunikasi organisasional